年末年始や夏季休業(お盆休み)、ゴールデンウィークなどの長いお休みや臨時休業などの時には、職場(会社・お店)の留守電メッセージを入れ替えておくとお客様にとって親切ですね。
留守電のメッセージは何となくイメージはあるけど、いざ録音しようと思うと何を言ったらいいのか分からなくなってしまうものです。
シチュエーション別に職場の留守番電話のメッセージ例をまとめてみました。
留守電メッセージ例文 長期休暇の場合
留守番電話のメッセージ音声は、休みの間に電話をしてきたお客様に失礼のないように、簡潔で分かりやすいメッセージにしたいですね。
年末年始の場合
年末年始の休業時のメッセージ例はこちら。
当社(当店・当事務所など)は、年末年始休業させて頂いております。
年始は1/4より平常営業となりますので、よろしくお願い致します。
誠に恐れ入りますが、12/29～1/4まで年末年始休暇とさせて頂いております。
1/5より営業致しますので、よろしくお願い致します。
またのお電話をお待ちしております。
夏季休業(お盆休み)の場合
夏季休業は会社によって期間はまちまちですので、留守番電話のメッセージは変えておきたいですね。
当社(当店・当事務所など)は、誠に勝手ながら○日まで夏季休業致しております。
誠に申し訳ございませんが、△日以降におかけ直しいただくようお願い致します。
大変申し訳ございませんが、当社(当店・当事務所など)は、8/12から8/16までお盆休みを頂いております。
お手数ではございますが、17日以降にお掛け直し下さいます様お願い申し上げます。お電話ありがとうございました。
録音機能がある場合は、追加で
などの文言を入れるのもいいですね。
ただし、長期休暇の場合は特に急な用件を録音されても、気付くまでに時間が経ってしまうとトラブルになってしまうこともあり得るのでご注意ください。
ゴールデンウィークの場合
ゴールデンウィークは途中に平日が挟まれていたりすると営業日が異なることが多いので、日付や時間をしっかり伝えたいですね。
誠に恐れ入りますが、4/29水曜日から5/6水曜日までゴールデンウィーク休暇とさせて頂いております。
7日より通常営業となりますので、あらためてお電話頂きますようお願い申し上げます。
せっかくお電話頂きましたが、本日はゴールデンウィーク休暇につき休ませて頂いております。
恐れ入りますが、5/7以降に改めておかけ直し頂きますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
既にこのメッセージが流れていると言うことはお休み期間中なので、お休みのスタート日は言っても言わなくても、終わりが分かれば問題ないですね。
日付、曜日はその年に合わせて変え、削れる部分は削るなどアレンジしてみて下さい。
留守電メッセージの文例 長期休暇以外の場合
定休日のお知らせやお昼休み、営業時間外、臨時休業などの時に使える文例です。
定休日の場合
弊社(当社・当店・当事務所など)の営業時間は18時まで、定休日は水曜日となっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し頂きますようお願い致します。
もちろん、時間や定休日の曜日等はそれぞれに合わせて変更して下さい。
緊急の連絡先等がある場合は、
などとしてもいいですね。
お昼休みの場合
ただいまの時間はお昼休みとなっております。
大変お手数をおかけしますが、13時以降におかけ直し頂きますようお願い致します。
営業時間外の場合
只今の時間は営業しておりません。
誠にお手数ですが、メッセージを残されるか、おかけ直しをお願い致します。
営業時間は平日午前9時から午後5時までとなっております。
留守電にメッセージを録音してもらいたい場合
せっかく、お電話を頂き申し訳ございませんが、只今の時間は受付時間外となっております。
恐れ入りますが、発信音の後にお名前、お電話番号、ご用件をお話ください。
お電話ありがとうございました。
留守電メッセージ 作成時に気を付けたいポイント
メッセージの録音時間の制限もありますし、ポイントを押さえてシンプルに伝えたいものです。
留守電メッセージに入れる基本的なメッセージ
・電話に対するお礼
・会社名(店名など)
・留守番電話になっている理由(長期休暇・業務時間外など)
・相手に対応して欲しいこと(かけ直す・メッセージを残すなど)
上記の文例は比較的丁寧なメッセージ例を挙げましたが、電話をかけた方の立場になると最後まできちんと聞いていないことも多々あります。
あまり長くても電話料金が掛かるだけで用件が済むわけではないですからね。
長期休暇の時は、次の営業日(営業時間)が分かるようにしておきましょう。
短いメッセージで簡潔に伝わるように心がけたいですね。
さいごに
留守番電話のメッセージはシンプルに分かりやすく、まとめてから録音しましょう。
最後に日付や時間に間違いがないか等の再チェックを必ずして、出来れば他の人に聞いてもらって聞き取りづらくないかも確認しておきたいですね。
